蔡祐吉的雲端筆記。職場/人生

我在<自由時報>上班一族版的新專欄<聰明進出會議室>，四日正式開張，每周一見報，內容主要在談開會的技術與藝術，敬請指教。

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你有沒有注意過，美食家推薦的好餐廳，通常都不是「大雜燴」式的「包肥」(Buffet)自助餐？

儘管自助餐相對於精緻套餐，可以說是「俗又大碗」，但一盤接一盤，一下海鮮一下肉類、一下中式一下西式「什麼都吃」的形式，卻很容易混淆了胃口，吃了半天，讓饕客在「粗飽」之餘，無法細細品味食材的真正滋味。

偏偏很多人為了「吃飽飽」，還是很喜歡吃自助餐；無限暢食也許可以有「一餐抵兩餐」的經濟，卻常常換來「狼吞虎嚥」、「飽漲不已」，最後卻怎麼也想不出來「到底吃了些什麼好料」的結局。

一次「要太多」，還是得付出代價。

在會議室裡，其實異曲同工。如果想在一場會議裡頭「什麼都談」、「所有事情都解決」，就會使得整場會議變得像是「大雜燴」般，不是每個議題都只能蜻蜓點水，無法真正深入核心討論，就是耗費太多時間，讓與會者超出負荷，沒有辦法集中精神，思考需要解決的議題。

所以，要讓會議順暢成功，就不能過於貪心，想要在一次會議當中，解決所有問題；這就好像生病去看醫生，不該期望看一次醫生，就把從頭到腳，所有痼疾一次解決一樣。會議的主事者必須認知到，唯有循序漸進、把難題化整為零，才能讓會議累積成果。

另一方面，在會議的「議學」裡，還有一個專有名詞，叫做「一時議一事」。這就如同不宜「一口海鮮、一口牛肉」，味道全給混淆般，強調同一個時間點上，只能討論一個議題，一個議題討論完畢後，再進入下一個議題。這麼做的目的，是希望與會者能夠集中討論，不要讓不同的議案內容被混成一團。

會議小提醒：
1.每次會議，建議最多只討論三個議題。
2.一項議題未討論完時，不得同時討論另一項議題。

(文：新聞小寶貝，2008年8月4日自由時報)