蔡祐吉的雲端筆記。職場/人生

電視上的提神飲料廣告，經常把場景設定在上班族的會議生活上，描述長時間漏夜開會，會讓一個人輕則提不起勁、重則判斷失準誤事。一句「你累了嗎？」道出大家的苦不堪言。

表面上，把會議時間拉長，也許可以有「充裕的時間」來腦力激盪，或者是解決問題；但事實上，這種長時間的會議，對會議的效率，不但沒有正面幫助，反而還容易產生反效果。

因為一個人的精力有限，能夠全神貫注關注一件事情的能力也有限，如果要長時間把同仁「關」在會議室裡，很容易變得事倍功半。

君不見即使是最具戲劇張力的電影，每部影片的長度，通常也是在一個半小時到兩小時之間，如果長於兩個半小時，就很難抓住觀眾目光，可見要長時間拉住一個人的精神，並不容易。

再來看一般大學、中學的排課，一堂課五十分鐘到一小時，之後要休息十分鐘，才能再繼續進行第二堂課；除非是研究所，否則一門課連續上兩堂，也已經是極限，要改上其他課……。這些設計都是基於同樣的考慮，就是不能讓一個人專注同一件事太久的時間。

在會議場上異曲同工。根據國外的研究，一個小時以內的會議，是最理想的狀況；如果一小時開不完，最好在休息片刻後，繼續進行，但一個題目最多也以不超過兩小時為宜。

尤其是需要「動腦」的會議，像是創意會議、策略會議等等，更應該注意到時間長短的問題；如果一味拖長開會時間，就會出現「效能」與「會議長度」成反比、「創意」跟「點子」力不從心的現象。這時候，喝再多的「蠻牛」或「雞精」恐怕也無濟於事。 (本文作者為世新大學〈議事溝通〉課程講師)

•會議小提醒：

1.一次會議以一小時為宜。

2.太長的會議時間，反而會壓抑創意的產生。

(新聞小寶貝2008.8.18.發表於自由時報)